Приказ от 06 февраля 2013 г. № 14

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ


ИНСПЕКЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО

СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

ПРИКАЗ

 

 

« 06 »февраля 2013 г.                   г. Тамбов                                     14

 

 

Об утверждении Положения об архиве инспекции государственного строительного надзора области

 

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и для обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в процессе деятельности инспекции государственного строительного надзора области, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение об архиве инспекции государственного строительного надзора области согласно приложению.

2. Согласовать Положение об архиве инспекции государственного строительного надзора области с директором ТОГБУ «ГАТО» Н.М.Бородулиным.

3. Назначить ответственным за ведение архива ведущего специалиста-эксперта Ильину Ольгу Ивановну.

4. В своей работе ответственному за ведение архива руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов. – М.; 1986 и Положением об архиве.

5. Считать утратившим силу приказ инспекции от 01.02.2006 № 1 «О назначении ответственного за архив».

 

 

Начальник инспекции                                                             В.А.Букалин 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ    

                                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                        приказом инспекции государственного

                                                             строительного надзора области

                                                         от « 06 »февраля 2013 г. №  14

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве

инспекции государственного строительного надзора Тамбовской области

 

1. Общие положения.

1.1. Документы инспекции государственного строительного надзора Тамбовской области (далее – Инспекция), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Тамбовском областном государственном бюджетном учреждении "Государственный архив Тамбовской области" (ТОГБУ "ГАТО").

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Инспекции.

1.2. Инспекция обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Инспекции.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Инспекции несут ответственность установленную законодательством Тамбовской области за нарушение Закона "Об Архивном фонде Тамбовской области и архивах".

1.3. В Инспекции для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Инспекция обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4 Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив Инспекции руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Инспекции, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами ТОГБУ "ГАТО" и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве Инспекции разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается приказом Инспекции по согласованию с директором ТОГБУ "ГАТО".

1.7. Контроль за деятельностью архива Инспекции осуществляет руководство Инспекции.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Инспекции осуществляет ТОГБУ "ГАТО".

 

2. Состав документов архива.

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Инспекции документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. Личные фонды работников Инспекции, поступившие в архив;

2.4. Служебные и ведомственные издания;

2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3.Задачи и функции архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Инспекции;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Инспекции, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Управлением культуры и архивного дела Тамбовской области графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления культуры и архивного дела Тамбовской области и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы Инспекции и экспертно-проверочной комиссии Управления культуры и архивного дела Тамбовской области;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ТОГБУ "ГАТО";

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников Инспекции о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Инспекции;

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Инспекции, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Инспекции;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Инспекции;

3.2.10. Ежегодно представляет в ТОГБУ "ГАТО" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ТОГБУ "ГАТО" документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

4. Права архива.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Инспекции;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Инспекции сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

 

5.Ответственность.

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 

 

СОГЛАСОВАНО

Директор ТОГБУ "ГАТО"

__________Н.М. Бородулин

" ____ " ___________ 2013 г.